Kaip pasirinkti maršrutų planavimo programą transporto įmonei: 7 svarbiausi kriterijai

Maršrutų planavimo programa padeda sistemingiau organizuoti pervežimus, tačiau skirtingų sprendimų galimybės gali gerokai skirtis. Prieš renkantis svarbu įvertinti septynis kriterijus, kurie padės nustatyti, ar programa iš tiesų atitinka transporto įmonės poreikius.

1. Ar programa apskaičiuoja tikrąją maršruto savikainą?

Trumpiausias kelias ne visada yra pigiausias. Kartais ilgesnis maršrutas leidžia išvengti didelių kelių mokesčių arba sumažinti bendras pervežimo išlaidas.

Todėl verta išsiaiškinti, ar programa leidžia palyginti skirtingus maršrutus pagal atstumą, kelionės trukmę ir numatomas išlaidas.

Pavyzdžiui, „Terra Logistics“ maršrutų planavimo modulis suteikia galimybę preliminariai apskaičiuoti maršruto savikainą, įvertinant mokamus bei nemokamus kelius ir planuojamus sustojimus.

Tokie skaičiavimai padeda vadybininkams pasirinkti ekonomiškai pagrįstą maršrutą dar prieš transporto priemonei išvykstant.

2. Ar įvertinami kelių mokesčiai ir rinkliavos?

Tarptautinius pervežimus vykdančioms įmonėms kelių mokesčiai sudaro reikšmingą išlaidų dalį. Jų dydis priklauso nuo šalies, pasirinkto kelio, transporto priemonės charakteristikų ir kitų sąlygų.

Jeigu mokesčiai skaičiuojami rankiniu būdu, didėja netikslumų tikimybė. Todėl svarbu pasidomėti, ar programa padeda juos įtraukti į maršruto planavimą.

Naudinga išsiaiškinti, kaip dažnai atnaujinama informacija apie rinkliavas ir ar galima palyginti skirtingų kelių išlaidas.

Tinkamai apskaičiuotos numatomos išlaidos padeda tiksliau nustatyti pervežimo kainą ir išvengti netikėtų sąnaudų.

3. Ar galima stebėti maršruto vykdymą?

Suplanuoti reisą – tik dalis darbo. Ne mažiau svarbu žinoti, kaip jis vykdomas ir ar transporto priemonė juda pagal numatytą grafiką.

Todėl maršrutų planavimo programinė įranga turėtų suteikti galimybę stebėti pasirinkto maršruto būseną, nuvažiuotą bei likusį atstumą ir krovinio judėjimą.

„Terra Logistics“ sistemoje maršruto vykdymo kontrolė apima šiuos duomenis, o naudojant atitinkamas integracijas galima matyti ir transporto priemonės vietą bei būseną.

Tai leidžia atsakingiems darbuotojams greičiau pastebėti nukrypimus nuo plano ir prireikus informuoti klientą apie pasikeitusias pristatymo aplinkybes.

4. Ar atsižvelgiama į vairuotojų darbo ir poilsio laiką?

Planuojant maršrutą būtina įvertinti ne tik atstumą, bet ir laiką, kurį vairuotojas gali praleisti prie vairo. Netinkamai suplanuoti sustojimai gali lemti vėlavimus ir darbo organizavimo sunkumus.

Todėl verta išsiaiškinti, ar programa padeda apskaičiuoti likusį vairavimo laiką ir numatyti poilsio sustojimus.

„Terra Logistics“ maršrutų planavimo funkcijos apima vairuotojų darbo ir poilsio laiko stebėjimą. Naudojant reikiamas integracijas, šie duomenys taip pat gali būti perduodami darbo užmokesčio apskaičiavimui.

Vis dėlto galutinė atsakomybė už teisės aktų reikalavimų laikymąsi išlieka įmonei ir atsakingiems darbuotojams.

5. Ar programa padeda planuoti kelis pristatymus?

Vieno krovinio pervežimą suplanuoti paprasčiau nei reisą, kurio metu reikia aplankyti kelis pakrovimo ar iškrovimo punktus.

Tokiais atvejais svarbi sustojimų seka. Netinkamai ją pasirinkus, gali padidėti nuvažiuojamas atstumas ir sugaištas laikas.

Prieš perkant verta paklausti, ar sistema leidžia nustatyti kelis sustojimus ir optimizuoti jų eiliškumą.

„Terra Logistics“ maršrutų planavimo galimybės apima kelių sustojimų planavimą. Be to, galima papildoma integracija su „PTV Group“ žemėlapiais, suteikiančiais platesnes maršrutų optimizavimo ir navigacijos galimybes.

6. Ar galima naudoti aktualius kelių eismo duomenis?

Net kruopščiai suplanuotas maršrutas gali pasikeisti dėl spūsčių, eismo apribojimų ar nenumatytų aplinkybių.

Todėl svarbu išsiaiškinti, ar programa gali naudoti aktualią informaciją apie eismo sąlygas ir padėti koreguoti planus.

Papildoma „PTV Group“ integracija su „Terra Logistics“ suteikia kelių eismo stebėjimo realiuoju laiku ir maršrutų planavimo galimybių.

Prieš pasirenkant šias funkcijas verta patikrinti, kuriose šalyse jos prieinamos, kokie duomenys naudojami ir ar reikalingos papildomos licencijos.

7. Ar programa integruojama su kitomis sistemomis?

Transporto įmonėje maršrutų planavimas glaudžiai susijęs su užsakymų, reisų, sąskaitų ir transporto priemonių valdymu.

Jeigu informacija saugoma atskirose programose, darbuotojams tenka pakartotinai įvesti tuos pačius duomenis. Tai didina administracinę naštą ir klaidų riziką.

„Terra Logistics“ maršrutų planavimo modulis yra platesnės transporto ir logistikos valdymo sistemos dalis. Numatomos integracijos su kitais sprendimais, įskaitant buhalterinės apskaitos sistemas, jeigu jos palaiko duomenų mainus.

Todėl prieš perkant būtina įvertinti turimas programas ir išsiaiškinti, kokių papildomų darbų prireiks joms susieti.

Kaip priimti galutinį sprendimą?

Maršrutų planavimo programą verta rinktis pagal realius transporto įmonės darbo procesus, o ne vien siūlomų funkcijų skaičių. Vienai įmonei svarbiausia gali būti kelių mokesčių apskaita, kitai – kelių pristatymo vietų planavimas ar vairuotojų darbo laiko kontrolė.

Prieš pasirašant sutartį naudinga paprašyti praktinio pristatymo, kuriame būtų suplanuotas įprastas įmonės reisas. Taip galima patikrinti, kiek laiko užtrunka planavimas, kokie duomenys pateikiami ir ar programa patogi darbuotojams.

Tinkamai pasirinktas sprendimas padeda tiksliau apskaičiuoti pervežimų sąnaudas, geriau kontroliuoti reisus ir sklandžiau vykdyti klientų užsakymus. Ilgainiui tai gali tapti svarbiu transporto įmonės konkurencingumo veiksniu.